C verbessern

Führungskräfte schätzen den Einfluss, den Beschaffungsteams auf ihre Organisationen haben können, sehr. Besonders zufrieden sind sie mit der Fähigkeit des Einkaufs, externe Risiken zu bewältigen. Allerdings schwindet das Selbstvertrauen, wenn man die Fähigkeit zur internen Zusammenarbeit berücksichtigt.

Dies sind die Ergebnisse einer neuen Forschungsstudie von Economist Impact, gesponsert von SAP. Für die Studie wurden 500 Führungskräfte befragt, darunter Finanzvorstände, Chief Operations Officers, Chief Procurement Officers, Chief Supply Chain Officers und Chief Human Resources Officers.

Der daraus resultierende Bericht „Decoding Confidence in the Procurement Function“ untersucht, wie Unternehmen und Branchen die Beschaffung umgestalten, um bestehende und neue Herausforderungen zu meistern.

Wie der Titel schon sagt, untersucht der Forschungsbericht, wie Führungskräfte die Leistung der Beschaffung heute wahrnehmen und wie sie sich für die Zukunft weiterentwickeln muss. Die Ergebnisse sind gemischt.

Forscher fanden heraus, dass 69,6 % der Befragten glauben, dass die Erkenntnisse der Beschaffungsfunktion für die Umsetzung der Strategie einer Organisation von wesentlicher Bedeutung sind – ein klarer Vertrauensbeweis. Allerdings stimmt nur die Hälfte (53,2 %) der Befragten zu, dass der Einkauf effektiv mit dem Rest der Organisation zusammenarbeitet, um die Unternehmensvision zu verwirklichen; Bei den Chief Operating Officers (COOs) lag diese Zahl bei weniger als der Hälfte (47 %), was aufgrund ihrer operativen Aufsicht wohl die Position ist, die für diese Einschätzung am besten geeignet ist. COOs waren im Jahr 2022 mit 33,5 % auch die wahrscheinlichste Berichtslinie für Beschaffungsteams und verschafften ihnen tiefere Einblicke in die Leistung der Funktion.

Wenn Sie sich eingehender mit der Umfrage befassen, werden Sie feststellen, dass der Einkauf noch viel zu tun hat, um das Vertrauen der vielen Befragten zu gewinnen, die nicht davon überzeugt sind, dass er in der Lage ist, mit internen Risiken umzugehen.

Als Führungskräfte nach ihrem Vertrauen in die Fähigkeit des Einkaufs zur Bewältigung interner Risiken gefragt wurden, stimmten satte 34 % voll und ganz zu. Allerdings geben die mittleren Antworten – „stimme eher zu“ und „stimme weder zu noch nicht zu“ – Anlass zur Sorge. Nennen wir diese Gruppe die „Zaunsitter“. Ungefähr 64 % aller Befragten waren sich nicht einig, ob der Einkauf in der Lage ist, Risiken intern zu managen.

In einer Zeit, in der der Einkauf versucht, sein Profil innerhalb der Führungsebene zu schärfen, ist Vertrauen von entscheidender Bedeutung. Während die Beschaffung daran arbeitet, das Vertrauen ihrer Führungskräfte zu gewinnen, sind hier fünf Schlüsselstrategien zu berücksichtigen.

Ich behaupte, dass die Beschaffung das Beste ist, proaktiv mit ihren leitenden Stakeholdern zusammenzuarbeiten, um das Vertrauen der Zwänger zu gewinnen. Traditionell war die Beschaffungsfunktion sehr gut darin, extern mit den Lieferanten zusammenzuarbeiten, die ihr Geschäft anstreben. Den internen Teams, die auf seine Dienste und sein Fachwissen angewiesen sind, wird jedoch nicht so viel Aufmerksamkeit geschenkt. Die Beschaffung muss ebenso nach innen wie nach außen ausgerichtet sein.

Zu oft hören wir von der Beschaffung Beschwerden, dass sie zu spät in den Prozess einbezogen werden – nachdem interne Stakeholder den Umfang und die Spezifikationen definiert und einen bevorzugten Lieferanten identifiziert haben. Dies schränkt die Funktion auf eine preissenkende und nicht auf eine wertsteigernde Funktion ein. Denken Sie proaktiv darüber nach, wie die Beschaffung früher mit dem Unternehmen zusammenarbeiten kann, und nicht darüber, wie das Unternehmen früher mit der Beschaffung zusammenarbeiten kann.

Machen Sie es zu einer Priorität, nah an die Geschäftsbereiche heranzukommen, die Sie unterstützen, und deren Bedürfnisse zu verstehen. Nehmen Sie Kontakt zu Ihren Stakeholdern auf und treffen Sie sie persönlich. Erklären Sie, wie sie sich an der Beschaffung beteiligen können, und fragen Sie, wie Stakeholder eingebunden werden möchten.

Oftmals ist die erste Einführung einer Stakeholder-Führungskraft in die Beschaffung eine Website voller Richtlinien und Regeln. Die Realität ist, dass der Beschaffungsprozess zwangsläufig eine Reihe von Genehmigungen und manchmal auch Ablehnungen beinhaltet.

Beschaffungsexperten müssen ihrerseits mit Stakeholdern zusammenarbeiten, um zu verstehen, wie sich dieser Prozess auf die Geschäftsergebnisse auswirkt. Sie können Regeln und Richtlinien nicht spontan ändern. Aber Sie können mit Ihren Stakeholdern zusammenarbeiten, um Wege zu finden, Barrieren abzubauen und den Prozess reibungsloser zu gestalten, um die bestmöglichen Ergebnisse für das Unternehmen zu erzielen.

Arbeiten Sie mit Ihren Führungskräften zusammen, um die internen Risiken anzugehen, mit denen die Beschaffung normalerweise zu kämpfen hat. Diese beinhalten:

Bisher haben wir uns darauf konzentriert, durch die Zusammenarbeit mit Führungskräften Vertrauen zu schaffen. Aber die Meinung alltäglicher interner Einkäufer kann einen erheblichen Einfluss auf die Einstellung der Führungsebene haben. Das sind die Leute, die Geschäftsbedarf, einen neuen Laptop oder sichere Druckdienste kaufen.

Die Economist Impact-Umfrage ergab, dass eine verbesserte Benutzererfahrung (UX) mit 34 % der wichtigste Bereich war, in dem die Befragten den Einsatz neuer Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen und das Internet der Dinge (IoT) planen Befragte, die diese Option wählen. Gleichzeitig nannte die Hälfte der Führungskräfte das Personal-/Beziehungsmanagement als entscheidend für die UX-Verbesserung im Einkauf.

Heutzutage wissen solche Käufer, wie einfach es ist, online einzukaufen, und sie möchten das gleiche Erlebnis auch bei ihren geschäftlichen Einkäufen haben. Beschaffungstechnologien wie die Guided-Buying-Funktion in SAP-Ariba-Lösungen können dieses Erlebnis ermöglichen. Und jetzt bringt die auf der SAP Sapphire im Jahr 2023 demonstrierte „Buying 360“-Funktion neue Dienste mit sich, die den Einkauf vorausschauender, personalisierter und nachhaltiger machen. Diese Funktionen können so konfiguriert werden, dass sie Beschaffungsrichtlinien integrieren, um sicherzustellen, dass interne Käufer Artikel kaufen, die den Unternehmensrichtlinien entsprechen – und zwar auf eine für den Käufer transparente Weise.

Um das Vertrauen innerhalb der C-Suite zu stärken, muss der Einkauf zeigen, dass er innerhalb des Unternehmens arbeiten kann, um interne Risiken anzugehen und Mehrwert zu schaffen. Alles beginnt mit der Zusammenarbeit. Beschaffungsteams müssen ihre internen Stakeholder dort abholen, wo sie sind, und die Barrieren abbauen, die sie daran hindern, die besten Ergebnisse für das Unternehmen zu erzielen.

Baber Farooq ist Senior Vice President und Leiter der Marktstrategie für SAP Procurement Solutions.